Entenrallye, Gemeinschaftsaktion auf Buchmesse

Wie plane und organisiere ich eine Gemeinschaftsaktion auf einer Buchmesse?

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Anmerkung: Dies ist ein Gastartikel unseres Mitglieds Anika Sawatzki.

Die Autoren-WG mit der Ente

Ich bin Anika Sawatzki. Mit meinem Autorenkollegen Jamie L. Farley wohne ich in einer Leipziger Autoren-WG. Unser Maskottchen ist eine Plüschente namens Dave, deshalb sind wir auf Instagram als #diemitderEnte bekannt. Seit zwei Jahren veranstalten wir nun schon die sogenannte Entenrallye auf der Buchmesse in Berlin. Wie es dazu kam und wie wir Schritt für Schritt diese Messeaktion verbessert haben, erfährst du in diesem Artikel.

Die Entenrallye auf der BuchBerlin

2021 waren wir zum ersten Mal gemeinsam als Autoren-WG auf einer Buchmesse: der BuchBerlin. Als Blogger begannen, Entchen von anderen Ausstellern an unseren Stand zu tragen, erfuhren wir, dass auch andere Stände mit auffälligen Enten existierten: Edition Wannenbuch (bekannt durch die riesige Quietsche-Ente), der Second Chances Verlag (legt in alle Buchboxen thematisch passende Quietsche-Enten), Katrin Lachmann (druckt ihren Autorennamen auf kleine Quietsche-Enten) und auch Tanja Hagen (hatte eine Quietsche-Ente in Tarnoptik am Stand).

Noch auf der Messe entwickelten wir eine Idee: die Entenrallye. Wir sprachen alle Stände an und fragten, ob sie im kommenden Jahr Interesse an einer gemeinsamen Aktion hätten. Unter dem Hashtag #diemitderEnte wollten wir eine Rallye veranstalten. Die Teilnehmer sollten mit Stempelkarten von Stand zu Stand gehen und sich dann ein besonderes Geschenk am Wunschstand aussuchen können.

Das erste Jahr

2022 startete also unsere erste Entenrallye. Wir ließen 250 Flyer drucken, fünf Stände nahmen teil. Für jeden Stand gab es 50 Stempelkarten, jeder hatte ein paar Goodies dabei.

Es stellte sich heraus, dass die Kommunikation im Vorfeld nicht ausgereicht hatte, um ein einheitliches Vorgehen zu ermöglichen. Aus Angst, die Teilnehmer könnten mehrmals zu Ständen laufen, entwickelten die einen Stände ihr je eigenes System zur Entwertung, andere behielten die Karten ganz ein. So ging der Werbeeffekt verloren, den eine Mitnahme für die Leser gehabt hätte. Denn auf den Flyern selbst waren alle Stände noch einmal mit Namen verzeichnet. Ein schönes Andenken für Messebesucher, wenn es denn geklappt hätte.

Dennoch war die Rallye ein voller Erfolg. Rund die Hälfte der Leute nahm teil. Am Ende der Messe wurden wir sogar von wildfremden Ausstellern gefragt, wie man denn Teil der Rallye werden könne. Sie hatten in ihrem Gang gesehen, dass sehr viele Leute mit gelben Bingo-Karten herumgelaufen wären und wie viel Kundschaft die teilnehmenden Stände dadurch gehabt hätten.

Auch wir waren vollkommen überrumpelt von dem unverhofften Erfolg. Unsere Goodies waren am ersten Tag aufgebraucht. Aber wir stellten gleichzeitig fest: Es war kaum möglich mit nur einer Standhelferin die Entenrallye zu bewerkstelligen. Beinahe den gesamten Messesamstag standen wir zu dritt am Stand: Einer signierte und verkaufte Bücher, ein weiterer war im Gespräch mit Lesern, der letzte stempelte unentwegt Zettel ab. Dabei hatten wir uns extra eine Standhelferin mitgenommen, damit wir selbst eine Pause machen oder über die Messe schlendern konnten. Keine Chance, mit jedem ins Gespräch zu kommen oder sich weiter auszutauschen. Das musste sich ändern.

Das zweite Jahr

2023 wollten wir die Entenrallye professioneller gestalten. Dank des großen Erfolgs holten wir uns vier neue Stände mit ins Boot. Ein bisheriger Stand sagte ab, weil er dieses Jahr nicht auf der BuchBerlin vertreten sein würde. Wir suchten gezielt einen Kinderbuch-Verlag, da wir im Vorjahr gemerkt hatten, dass es keine Anlaufstelle für Minderjährige gab. Aber gerade die Kleinen sammelten mit Leidenschaft die Stempel ein und waren ganz vernarrt in die Enten. Unsere Wahl fiel auf den Härter Verlag. Außerdem ergänzten wir die Genres satirische Fantasy (Cathrin Holister), Science Fiction (Madeleine Puljic) und Romantasy (B. E. Pfeiffer) für die Vielfalt. Somit waren wir nun zu Acht.

Statt des einfachen Flyers machten wir ein Faltblatt mit Deckblatt (Entenrallye) und Rückseite (Erklärung). Auf der Innenseite war Platz für all die Stände, die mit großem Logo vertreten waren. Wir ließen doppelt so viele Flyer wie beim letzten Jahr drucken: 500 Stück. Dafür sammelten wir von jedem Teilnehmer eine Gebühr von zehn Euro ein, die die Unkosten und den Aufwand deckte. Dieser war jedoch auch der Grund, weshalb ein Illustrator, den wir angeschrieben hatten, abgesagt hatte. Die Investition war es ihm nicht wert.

Im Vorjahr hatte jeder einen eigenen Stempel mitgebracht, dieses Mal kauften wir einheitliche Enten-Stempel. Jeder Stand nutzte, der Vielfalt zuliebe, ein andersfarbiges Stempelkissen, aber auch um Missbrauch zu vermeiden. Außerdem gab es jetzt ein einheitliches Entwertungssystem: Der Stand, der ein Goodie herausgab, klebte einen gelben Sticker über die Nummer des Flyers und unterzeichnete großflächig darauf. So konnte verhindert werden, dass Teilnehmer einfach den Sticker abzogen und erneut zu einem Stand gingen. (Ja, diese Maßnahme war notwendig, weil wir 2022 leider ähnliches erlebt hatten! Und ja, wir nummerieren alle Flyer per Hand durch.)

Während wir im Vorjahr noch die Standnummern auf jeden Flyer drucken ließen, verzichteten wir dieses Mal darauf. 2022 stimmten sie leider aufgrund kurzfristiger Änderungen zum Zeitpunkt der Buchmesse nicht mehr. Der Wegfall machte es zwar schwieriger, einige wenige Stände zu finden, doch die Teilnehmer fragten einfach bei anderen Ständen nach und schon kam man erneut ins Gespräch. Dazu diente auch der Zettel, den wir allen teilnehmenden Ständen gaben. Darauf waren alle Partner inklusive Standnummern und Goodies verzeichnet. Einige Teilnehmer fokussierten sich auf Entchen-Figuren und exklusive Kurzgeschichten mit Enten als Geschenke. Dank des Zettels konnte jeder Auskunft geben, immerhin kannten sich die meisten Stände untereinander vor der Aktion gar nicht.

Letztlich machten 260 Messebesucher mit, im ersten Jahr waren es rund hundert weniger gewesen. Die Entenrallye beendeten 160 Leute. Da im Vorjahr die Organisation nicht annähernd so gut war wie in diesem Jahr, können wir nicht einmal sagen, wie viele es letztes Jahr waren. Eins steht aber fest: Es waren weitaus weniger. Das haben uns alle Stände rückgemeldet.

Tipps für eine erfolgreiche Aktion

Wenn du selbst eine Rallye auf einer Buchmesse veranstalten möchtest oder daran teilnehmen willst, kommen hier unsere Tipps für eine erfolgreiche Durchführung.

1.     Beginne frühzeitig mit der Planung!

Es gibt oft mehrere Rallyes auf einer Buchmesse. Wenn du zu spät dran bist, sagt dir dein Wunsch-Stand-Partner ab, weil er bereits bei einer anderen Rallye teilnimmt. Manche Partner werden dieses Jahr vielleicht gar nicht auf der Messe sein oder aus anderen Gründen absagen.

2.     Unterschätze nicht den finanziellen und zeitlichen Aufwand!

Es müssen Partner angeschrieben und instruiert, Flyer designt und gedruckt, Material wie Stempel, Sticker etc. gekauft und verteilt, Goodies organisiert und verpackt werden. Auch während der Messe ist es ratsam, sich Hilfe zu holen, um die Teilnehmer zu betreuen, sollten spontane Abstimmungen nötig sein. Wir hatten dieses Jahr eine zweite Standhelferin, die nur für Social Media und die Entenrallye beauftragt war, um alles zu stemmen. Sie lief regelmäßig herum, legte Flyer an Ständen nach und fragte, wie die Aktion so lief, um Anpassungen vorzunehmen, sollten Schwierigkeiten auftreten.

3.     Such dir ein passendes Thema!

Unser Thema waren Enten. Jeder Stand hatte gut sichtbar eine oder mehrere Quietsche- oder Plüschenten zu liegen/stehen. Die Gemeinsamkeit kann aber auch ein identisches Genre, ein Verlag, Distributor, Verband etc. sein. Wir wollten Diversität, hatten Selfpublisher und Verlage gleichermaßen vertreten, ebenso verschiedene Genre. Dennoch war die Aktion erfolgreich.

4.     Achte auf hohe Qualität!

Sowohl bei der Auswahl der teilnehmenden Aussteller als auch dem Design der Flyer für die Messebesucher: Qualität ist wichtig! Die Stände müssen nicht nur thematisch passen, sondern sollten auch denselben Standard aufweisen. Such lieber länger als den erstbesten Aussteller anzuschreiben! Und auch bei den Druckdaten solltest du aufpassen, dass mindestens 300dpi vorhanden sind, damit z. B. das Logo beim Druck hervorragend aussieht.

5.     Mach Werbung im Vorfeld!

Animiere die Teilnehmer die Aktion auf Social Media zu bewerben! Sobald wir das Design der Flyer hatten, schrieben wir die Buchmesse selbst an und die BuchBerlin wies gern auf unsere Aktion hin. Durch die Verlinkung und das einheitliche Hashtag bekamen wir mehr Aufmerksamkeit. Und auch andere Kollegen teilten gern die Info, selbst wenn sie nicht teilnahmen.

6.     Nutze die Rallye für deine Werbung!

Sowohl als Organisator als auch Teilnehmer: Stemple die Flyer nicht einfach ab! Komm mit den Teilnehmern ins Gespräch! Stell deine Bücher vor, bevor du die Leser weiterziehen lässt. Gib Postkarten oder Flyer raus. Und seien wir ehrlich: Die Tinte muss immerhin erst einmal trocknen.

7.     Bewerte den Erfolg der Rallye jedes Jahr neu!

Die einen Stände verteilen mehr Flyer und Goodies, die anderen weniger. Damit lässt sich die Aktion der Rallye noch lange nicht bewerten. Entscheidend ist: Wie viele Personen sind an deinen Stand gekommen, die sonst nie stehengeblieben wären? Die Rallye steht und fällt mit ihren Teilnehmern. Bekanntere ziehen weniger bekannte mit. Und auch nicht teilnehmende Stände profitieren von der Laufkundschaft. Gerade in unserem Fall führte die Rallye die Messebesucher einmal durch die gesamte Messe. Wer weiß, wie viele Leser ein neues Lieblingsgenre oder einen Lieblingsautoren gefunden haben?

Fazit

Aus einer einfachen Idee wurde die Entenrallye schnell zu einer professionellen Aktion. Alle Stände von diesem Jahr wollen im nächsten wieder mitmachen. Es wird also 2024 wieder diese Rallye auf der BuchBerlin geben und es wird sicher nicht die einzige sein.

Solche Aktionen sind aufwändiger, als es im ersten Moment scheint, doch sie lohnen sich für Teilnehmer und alle anderen Stände auf einer Messe. Wie oft ziehen Leser einfach vorbei und wagen sich nicht näher an Stände heran, die sie nicht kennen. Eine Stempelkarten-Aktion animiert die Leser, stehenzubleiben und kurz zu verweilen. Die perfekte Gelegenheit, um ins Gespräch zu kommen, wenn man die Chance nutzt.

Auch für die teilnehmenden Autoren und Verlage ist es ein guter Zeitpunkt, um sich zu vernetzen. Sowohl auf Social Media kann man sich unterstützen als auch beim Messebetrieb. Nicht selten entstehen längerfristige Kooperationen. Deshalb scheu dich nicht, auch dir bislang unbekannte Aussteller anzusprechen, wenn sie thematisch zur Aktion passen!

Ich wünsche dir viel Erfolg beim Planen deiner eigenen Buchmesse-Aktionen,

deine Anika Sawatzki

aus der Autoren-WG mit der Ente


Anika Sawatzky

Anika Sawatzki

Anika Sawatzki wohnt mit ihrem Autorenkollegen Jamie L. Farley in einer Leipziger Autoren-WG und schreibt Thriller. Ihr Maskottchen ist eine Plüschente namens Dave, deshalb sind sie auf Instagram als #diemitderEnte bekannt. Seit zwei Jahren veranstalten sie nun schon die sogenannte Entenrallye auf der Buchmesse in Berlin.

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Rosemarie Schmitt

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