Du hast einen Meet & Greet-Slot am Stand des Selfpublisher-Verbands ergattert – herzlichen Glückwunsch! Ob auf der Leipziger oder der Frankfurter Buchmesse: Ein Meet & Greet ist eine der besten Gelegenheiten, direkt mit Leser:innen in Kontakt zu kommen und Bücher zu signieren. Damit dein Slot reibungslos läuft und du dich voll auf die Begegnungen konzentrieren kannst, haben wir in diesem ersten Teil alles zusammengefasst, was du vorab wissen musst – von den Rahmenbedingungen über den Buchverkauf bis hin zu den rechtlichen Pflichten.

Im zweiten Teil geht es dann um die kreative Seite: Wie du deinen Tisch zum Hingucker machst, Messebesucher:innen zum Stehenbleiben bringst und deinen Slot zum unvergesslichen Erlebnis gestaltest.

Der Rahmen: Was dich am Stand erwartet

Meet & Greets finden auf der Leipziger Buchmesse und auf der Frankfurter Buchmesse am Stand des Selfpublisher-Verbands statt. Jeder Slot dauert 45 Minuten, davon entfallen ca. 35 Minuten für das eigentliche Meet & Greet und jeweils fünf Minuten auf den Auf- und Abbau. Die Slots werden über eine Eintragungsliste vergeben. Der Link dazu wird im Sondernewsletter zur jeweiligen Messe bekanntgegeben, der einige Wochen vor der Messe an alle Mitglieder verschickt wird. Vor allem die Wochenend-Slots sind heiß begehrt – wer einen möchte, sollte schnell sein.

Am Stand steht dir in der Regel ein Stehtisch mit weißer Husse und Tischdeckchen sowie ein Barhocker zur Verfügung. In Leipzig gibt es sogar zwei Meet & Greet-Tische – schau vor deinem Slot kurz, an welchem Tisch du dran bist (das steht auf dem Plakat neben dem jeweiligen Tisch). Neben den Tischen hat der Verband einen Plakatständer mit der Übersicht aller Meet & Greet-Slots aufgehängt. Der Ständer hat vorne eine Halterung, in der du Werbematerial im Format DIN A6 oder DIN Lang einlegen kannst – nutze das für deine Postkarten oder Lesezeichen.

Roll-Ups sind leider beim Meet&Greet nicht erlaubt, dafür ist am Messestand schlicht zu wenig Platz. Kleinere Tischaufsteller darfst du aber gerne mitbringen. In Teil 2 zeigen wir dir, wie du damit und mit anderen Ideen trotzdem auffällst.

Bücher verkaufen: Die wichtigsten Regeln

Ja, du darfst während deines Meet & Greet Slots Bücher verkaufen und signieren. Aber es gibt einige Regeln, die du unbedingt kennen und einhalten musst.

Menge realistisch einschätzen

In 35 Minuten aktiver Zeit kannst du realistisch 10 bis 15 Bücher signieren und verkaufen – wenn es gut läuft. Rechne eher mit weniger Verkäufen. Komm also nicht mit einer Wagenladung Bücher an! Solltest du wirklich zu wenige Bücher mit haben, biete den Leser:innen eine Alternative an, z.B. Eintragung in eine Bestellliste. (Weitere Ideen haben wir weiter unten gesammelt.)

Der Verband kann deine Bücher weder vor noch nach deinem Slot lagern und übernimmt keine Haftung für Verluste. Bring nur mit, was du in einer Tasche tragen und in fünf Minuten auspacken kannst.

Nutze nach Möglichkeit die Garderoben der Messe, für Taschen, Jacken und Wertsachen. Am Messestand gibt es keine Aufbewahrungsmöglichkeit, und der Verband kann für deine Garderobe und Wertsachen keine Haftung übernehmen.

Eingangskontrolle

An den Messeeingängen können Taschenkontrollen stattfinden. Mitgebrachte eigene Bücher zum Verkauf sind gestattet. Gib auf Nachfrage einfach an, dass du als Autor:in ein Meet & Greet mit Signierung und Verkauf am Stand des Selfpublisher-Verbands hast – mit Angabe der Halle und Standnummer (diese findest du im Sondernewsletter).

Was darf verkauft werden – und was nicht?

Deine aktuellen Bücher und du als Autor:in stehen im Vordergrund. Vom Verkauf ausgeschlossen sind Mängelexemplare und Restposten, die nicht mehr der Preisbindung unterliegen. Die Buchmessen verstehen sich als Novitätenmesse – halte dich also an deine aktuellen Titel.

Buchpreisbindung 

Beim Verkauf von Büchern ist die Einhaltung des Buchpreisbindungsgesetzes zwingend. Das bedeutet: Du verkaufst dein Buch zum festgesetzten Ladenpreis. Rabatte und Preisnachlässe für Endverbraucher:innen sind nicht zulässig. 

Das wird kontrolliert. Die Messen führen hier auch Testkäufe durch, und Verstöße gegen die Buchpreisbindung werden beim Börsenverein zur Anzeige gebracht. Zusätzlich behält sich die Messe eine Vertragsstrafe vor. Das ist kein theoretisches Risiko – es passiert tatsächlich. Weiterführende Informationen zur Buchpreisbindung findest du auf der Website des Börsenvereins unter https://www.boersenverein.de/beratung-service/recht/buchpreisbindung/.

Eigene Rechnungslegung und Steuerpflicht

Der Buchverkauf beim Meet & Greet erfolgt ausdrücklich auf eigene Rechnung und eigene Verantwortung. Der Selfpublisher-Verband übernimmt keine Haftung – weder für deine Barkasse, noch für die ordnungsgemäße Buchführung, noch bei Missachtung des Buchpreisbindungsgesetzes. Auch für die Einhaltung des Jugendschutzes bist du allein verantwortlich, falls er auf deine Bücher zutrifft.

Das bedeutet konkret: Du brauchst ein geeignetes Kassensystem oder zumindest einen Quittungsblock. Jeder Verkauf muss erfasst, boniert oder quittiert werden, und der Beleg ist der kaufenden Person auszuhändigen. Ein Quittungsblock aus dem Schreibwarenladen reicht – Hauptsache, du dokumentierst jeden Verkauf sauber. Bereite am besten vorausgefüllte Quittungen vor (Datum, dein Name, Buchtitel, Preis), damit du am Stand nur noch den Kaufbetrag bestätigen und unterschreiben musst. Denke auch an ausreichend Wechselgeld in kleinen Scheinen und Münzen.

Kartenzahlung anbieten – einfacher als gedacht. 

Nicht jede:r Messebesucher:in hat Bargeld dabei, und gerade bei Buchpreisen von 12 bis 20 Euro greifen viele lieber zur Karte oder zum Smartphone. Mobile Kartenleser wie das SumUp Solo Lite sind besonders praktisch, wenn du Kartenzahlung anbieten möchtest.

Das Gerät kostet einmalig rund 40 Euro, danach fallen keine Grundgebühren und keine Vertragsbindung an, du zahlst nur 1,39 % Transaktionsgebühr pro Zahlung, also bei einem Buch für 15 Euro gerade einmal 21 Cent. Der Kartenleser verbindet sich per Bluetooth mit deinem Smartphone, auf dem du die kostenlose SumUp-App installierst. Die Registrierung dauert wenige Minuten.

Am Messestand tippst du den Betrag in die App ein, die Käufer:in hält Karte oder Smartphone an den Leser – fertig. Den Beleg kannst du digital per E-Mail oder SMS verschicken, was gleichzeitig deine Quittungspflicht erfüllt.

Ähnliche Anbieter sind Zettle (by PayPal) ab 29 Euro oder myPOS ab 29 Euro. Wenn du dein Gerät nur zweimal im Jahr auf der Buchmesse brauchst, ist ein Kaufgerät ohne laufende Kosten die sinnvollste Lösung.

Clevere Alternativen zum klassischen Buchverkauf

Nicht jedes Meet & Greet muss ein Bücherstapel-Verkauf sein. Es gibt kreative Alternativen, die oft sogar besser funktionieren:

Fans bitten, Bücher mitzubringen. Informiere deine Leser:innen im Vorfeld, dass sie sich dein Buch vor der Messe kaufen und es zur Signierung mitbringen können. So sparst du dir den Büchertransport, und deine Fans haben ihr signiertes Exemplar.

Gutscheine verkaufen. Verkaufe am Stand einen Gutschein, mit dem sich die Leser:innen das signierte Buch nach der Messe bei dir bestellen können – kostenfreier Versand inklusive. So musst du keine schweren Kisten schleppen, und deine Fans bekommen das Buch bequem nach Hause geschickt.

Werbematerial statt Bücherstapel. Bringe Postkarten, Lesezeichen und Leseproben mit, die du Interessierten mitgeben kannst, damit sie dein Buch nach der Messe in Ruhe kaufen können. Ein QR-Code, der direkt zu deinem Buch im Shop führt, macht den Kaufweg so kurz wie möglich.

Signierte Autogrammkarten und Charakterkarten. Nicht jede:r Messebesucher:in kauft spontan ein Buch, aber eine signierte Karte nehmen viele gerne mit. Das ist ein wundervolles Andenken, das gleichzeitig Werbung für dein Buch ist.

Signieren: Vorbereitung spart Zeit

In 35 Minuten ist nicht viel Zeit zum Nachdenken. Bereite dich auf das Signieren vor:

Bringe Stifte mit, die du selbst getestet hast – auf dem Papier, das dein Buch verwendet. Nicht jeder Stift funktioniert auf jeder Papiersorte gleich gut. Edding-Marker verschmieren auf manchen Oberflächen, feine Fineliner sind auf rauem Papier kaum sichtbar. Teste vorher und bringe mindestens zwei Stifte mit – einen zum Schreiben und einen als Ersatz.

Überlege dir vorher kurze Sprüche oder Widmungsbausteine. Ein, zwei Standardsätze, die du variieren kannst, sparen enorm viel Zeit. „Für [Name] – möge das Abenteuer nie enden!“, „Für [Name] – mit düsteren Grüßen“, „Für [Name] – Liebe kennt keine Regeln“. So musst du nicht bei jeder Signierung von Null anfangen und kannst trotzdem etwas Persönliches schreiben.

Lege dir außerdem ein paar Goodies bereit, die du zu signierten Büchern beilegen kannst: eine besondere Postkarte, ein Lesezeichen, eine Charakterkarte, … Das macht die Signierung zum kleinen Geschenk und hinterlässt einen bleibenden Eindruck.

Tipp für Fans ohne Buch: Es kommt immer wieder vor, dass Leser:innen dein Buch zu Hause im Regal stehen haben, es aber nicht zur Messe mitgebracht haben. Für genau diesen Fall lohnt es sich, beschreibbare Etiketten oder Aufkleber dabeizuhaben. Du schreibst deine Widmung und Unterschrift auf das Etikett, und deine Fans können es sich zu Hause ins Buch kleben. So geht niemand ohne persönliche Widmung nach Hause – auch ohne das Buch dabei zu haben.

Ticket und Anreise

Wichtig zu wissen: Der Verband kann leider keine Eintrittstickets zur Verfügung stellen. Wenn du dich für ein Meet & Greet angemeldet hast, musst du dir dein Messeticket selbst besorgen.

Timing: Nicht zu früh und nicht zu spät

Die 45 Minuten deines Slots stehen fest – und sie lassen sich nicht verschieben. Wenn du zu spät kommst, kannst du keine Zeit anhängen, weil nach dir der nächste Slot beginnt. Plane also genügend Puffer ein, besonders an besucherstarken Tagen wie Samstag und Sonntag, wenn es an den Eingängen und in den Hallen voller wird.

Ein besonderer Tipp für die ersten Slots am Morgen: Sei frühzeitig in der Schlange vor dem Messeeingang. Wenn die Türen erst um 10 Uhr öffnen und dein Slot um 10:15 beginnt, wird es ohne Vorlauf sehr knapp – du musst erst durch die Eingangskontrolle, dann den Weg zum Stand finden und in fünf Minuten aufbauen.

Umgekehrt gilt aber auch: Komm nicht zu früh. Jede:r hat einen Slot, und niemand sollte sich gedrängt fühlen. Wer schon eine Stunde vor dem eigenen Meet & Greet mit zwei Koffern und mit den Hufen scharrend am Stand steht, blockiert Platz, der für die aktuelle Autor:in gedacht ist. Plane so, dass du etwa zehn Minuten vor deinem Slot am Stand bist – das reicht.

Falls du kurzfristig krank wirst oder dein Meet & Greet aus anderen Gründen nicht wahrnehmen kannst, gib bitte umgehend Bescheid. 

Zeitmanagement: 45 Minuten klug nutzen

Die 45 Minuten gehen schneller vorbei, als du denkst. Plane deinen Ablauf:

Minute 0–5: Aufbau. Bücher aufstellen, Goodies arrangieren, Schild platzieren. Fünf Minuten sind knapp – übe den Aufbau vorher einmal zu Hause, dann sitzt jeder Handgriff. Alles, was du brauchst, sollte griffbereit in deiner Tasche sein, nicht in verschachtelten Tüten oder Kisten.

Minute 5–40: Dein Meet & Greet. Steh auf, lächle, sprich Leute an. Signiere Bücher, verteile Goodies, erzähle von deinen Geschichten. Lass dich nicht entmutigen, wenn die ersten Minuten ruhig sind – Messebesucher:innen kommen in Wellen.

Minute 40–45: Abbau. Alles wieder einpacken, Tisch räumen, Platz für den nächsten Slot machen. Sei fair und beginne rechtzeitig mit dem Abbau, damit die nächste Person pünktlich starten kann! Hinterlasse den Tisch so, wie du ihn vorgefunden hast.

Der größte Fehler wäre, erst am Messetag selbst auf dein Meet & Greet aufmerksam zu machen. Dein Slot wird erfolgreicher, wenn du vorher dafür werben kannst und zwar überall, wo deine Community unterwegs ist.

Poste auf Instagram, Facebook und TikTok, wann und wo du zu finden bist – mit Datum, Uhrzeit und Standnummer. Erstelle einen Countdown in deiner Story, erwähne es in deinem Newsletter, pinne den Beitrag oben an dein Instagramraster, damit er nicht in der Timeline untergeht. Je öfter deine Follower:innen sehen, dass du auf der Messe bist, desto wahrscheinlicher kommen sie vorbei.

Kommuniziere klar, was deine Fans erwartet. Signierst du Bücher? Kann man Bücher vor Ort kaufen? Gibt es Goodies? Wenn ja, welche? Das schafft Vorfreude und gibt deinen Leser:innen einen konkreten Grund, dein Meet&Greet einzuplanen. Manche Autor:innen erstellen eine kleine Grafik mit allen Infos – Datum, Uhrzeit, Halle, Standnummer, ein Cover und „Ich freu mich auf euch!“. Das lässt sich wunderbar teilen.

Checkliste: Was kommt in die Messetasche?

Damit du am Messetag nichts vergisst, hier eine Übersicht:

• Bücher zum Verkauf (realistisch: 10 – 15 Stück maximal)
• Quittungsblock oder mobiles Kassensystem
• Wechselgeld in kleinen Scheinen und Münzen
• Signierstifte (mindestens zwei, vorher getestet)
• beschreibbare Etiketten für Fans ohne Buch
• Buchaufsteller oder Buchstützen
• kleines Namensschild oder Tischaufsteller
• Werbematerialien (Postkarten, Lesezeichen, Visitenkarten, Sticker)
• Goodies (Charakterkarten, Lesezeichen etc.).
• Und alles, was du für deinen kreativen Auftritt brauchst – dazu mehr in Teil 2.

An einem langen Messetag außerdem immer gut dabeizuhaben, nicht nur für dein Meet&Greet:

• befüllte Wasserflasche
• Lippenpflegestift und Handcreme
• Bonbons oder Kaugummi
• Blasenpflaster
• kleiner Snack (z.B. Müsliriegel, Studentenfutter,…)

Im nächsten Teil zeigen wir dir, wie du deinen Tisch zum Blickfang machst, mit welchen Tricks du Messebesucher:innen zum Stehenbleiben bringst und was erfahrene Autor:innen beim Meet & Greet besonders gut machen. Teil 2: Best Practice – Tipps und Beispiele